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          OA管理系統

          一、介紹

          行政辦公管理系統是一種基于信息化技術(shù)的校園行政管理平臺,旨在提高校園行政辦公效率,優(yōu)化校園行政管理流程,提升校園管理水平。通過(guò)OA管理系統,學(xué)??梢蕴岣吖芾硇?,降低管理成本,提升服務(wù)質(zhì)量,為學(xué)生和教師提供更好的教育服務(wù)。

          二、參數

          (一)流程控制

          流程控制管理 "在智慧校園整個(gè)環(huán)境中每個(gè)學(xué)校都具有不同的辦公流程,如何達到適應每個(gè)學(xué)校的使用環(huán)境,我們高效的使用不同分配流,不同接收流來(lái)控制公文的流轉機制。其中考勤流程設置也是至關(guān)重要的一項流程,有效的自定義設置其中的考勤審核人員,考勤人員以及考勤機制有效時(shí)間。整個(gè)流程設置包括:

          1.發(fā)文設置:①設置不同機制的發(fā)文模版,用于區分各個(gè)部門(mén)的發(fā)文統一模版不同部門(mén)使用,不同部門(mén)具有各部門(mén)的模版機制進(jìn)行流轉。②發(fā)文流程設置:不同模版對應的使用人群也是不一樣,一條公文多人流傳,多人審核共同確定機制,不同公文也有不同的流轉狀態(tài)(普通,機密,絕密,秘密)四種流程。專(zhuān)項人員做專(zhuān)項的審核提高效率。

          2.收文設置:①不同的公文會(huì )收到不同的公文流傳單,不同的模版達到見(jiàn)模版知曉其文件的重要性。②通知公告:管理者設置公告的最大置頂時(shí)間達到公告的有效通知,公告是否需要審批:做到公告對學(xué)校人員有效的安全性,隱私性,做到對學(xué)生負責可以控制其審批性,指定其可審批的公告人員專(zhuān)業(yè)負責。

          2.考勤管理設置:設置不同的考勤人員共同審核考勤人員,多人查看考勤信息提高效率,一人有事他人審核機制。

          (二)首頁(yè)

          1.個(gè)人桌面展示 "通過(guò)不同的權限使用者會(huì )獲取不同的權限,從而獲取不同的功能,個(gè)人桌面也會(huì )具有不同的功能,學(xué)生,教師,管理員??傮w分為:常用功能(我的資源,日程安排,聊天室,考勤統計),通知公告,最新帖子,用戶(hù)信息,簽到時(shí)間,本月考勤統計,快速鏈接。

          2."IM實(shí)時(shí)聊天服務(wù) "即時(shí)通訊功能,你可以知道你的同事是否正在線(xiàn)上,及與他們即時(shí)通訊。即時(shí)通訊比傳送電子郵件所需時(shí)間更短,而且比撥電話(huà)更方便,無(wú)疑是網(wǎng)絡(luò )年代最方便的通訊方式。為員工提供更簡(jiǎn)便的溝通方式,增強團隊的信息共享和溝通能力,為學(xué)校提供多種通信方式的選擇的融合信息平臺。它能幫助學(xué)?;驅W(xué)生提高工作效率,減少內部溝通成本、降低通訊費用同時(shí)也能創(chuàng )造一種新型的校園溝通文化。采用:①自定義服務(wù)器端口。服務(wù)器所使用的TCP、UDP服務(wù)端口均可自定義(在服務(wù)器的.ini文件中配置),實(shí)現服務(wù)的隱藏;②加密傳輸服務(wù)器與客戶(hù)端之間的底層通信協(xié)議;③服務(wù)器設置連接認證密碼;

          (三)"公文辦理服務(wù) "

          1.協(xié)同任務(wù):自定義發(fā)布流轉任務(wù)和協(xié)同任務(wù),支持在線(xiàn)瀏覽、下載已上傳文件,支持任務(wù)相關(guān)人員瀏覽各中轉部門(mén)回復記錄及流轉進(jìn)度,便于學(xué)校黨政辦及院領(lǐng)導監管任務(wù)進(jìn)度。

          2. 收文辦理:是指文書(shū)部門(mén)收到文件材料后,在機關(guān)內部及時(shí)運轉直到閱辦完畢的全過(guò)程。組成這一過(guò)程的一系列相互銜接的環(huán)節稱(chēng)之為收文辦理程序。收文辦理的一般程序為:簽收、啟封、登記,擬辦、請辦、批辦、分發(fā)、承辦,組織傳閱、催辦,處置辦畢公文。系統高效的做到:收文登記,我的登記,承辦收文,待辦收文,待閱收文,經(jīng)辦收文

          3. 收文辦理:發(fā)文辦理是指機關(guān)內部為制發(fā)公文所進(jìn)行的擬制、處置與管理活動(dòng)。發(fā)文辦理的一般程序為:擬稿、會(huì )商、審核、簽發(fā),核發(fā)、登記、繕印、用印或簽署,分裝、發(fā)出,處置辦畢公文。這一程序具有很強的確定性與不可逆性。系統高效的做到:發(fā)文擬稿,我的擬稿,待辦公文,發(fā)文閱讀,經(jīng)辦公文

          4. 印章管理:設置發(fā)文添加專(zhuān)用章做到審閱專(zhuān)用。

          (四)會(huì )議日程

          會(huì )議議程是為使會(huì )議順利召開(kāi)所做的內容和程序工作,是會(huì )議需要遵循的程序。它包括兩層含義,一是指會(huì )議的議事程序,二是指列入會(huì )議的各項議題。其中包括:

          1.日程安排:每天日程的狀況登記,參會(huì )人知曉,管理會(huì )議者做好準備

          2.會(huì )議管理:(會(huì )議室管理,類(lèi)型管理設置,會(huì )議管管理,我的會(huì )議)從會(huì )議室管理,會(huì )議要求到達我的會(huì )議具體要求整個(gè)流程完成會(huì )議。

          3.活動(dòng)管理:

          ①類(lèi)型管理:包含靈活的審核機制,包含一級審核機制還是二級審核機制。

          ②活動(dòng)記錄:添加活動(dòng)的申請事項交代其地址時(shí)間,發(fā)起人。

          ③活動(dòng)審核:添加活動(dòng)記錄會(huì )執行二級審核還是一級審核機制。

          ④我的總結:完成活動(dòng)后會(huì )組織參與者寫(xiě)出總結活動(dòng),提交給批閱人審核。

          ⑤總結批閱:完成總結審核,整個(gè)活動(dòng)流程。

          協(xié)作溝通

          由整個(gè)IM即時(shí)通訊作為基礎,構建整個(gè)校園協(xié)溝通,達到校園中員工與員工之間無(wú)縫交流做到無(wú)手機也可即時(shí)通訊。老師與學(xué)生之間也可達到即時(shí)通訊。

          1.通訊錄:自動(dòng)獲取基礎平臺中的人員架構,人員信息。其中包括:姓名,手機,qq,微信。

          2.聊天室:教師與教師之間,學(xué)員與學(xué)員之間,教師與學(xué)員之間,領(lǐng)導之間都可以創(chuàng )建一個(gè)聊天室,進(jìn)行會(huì )議談?wù)?。其中可以設置是否對外開(kāi)放,設置其中的密碼保證其中的隱私,也是一個(gè)相對獨立的空間。

          3.內部郵件:發(fā)送郵件時(shí)候不再其使用第三方郵件系統,方便其工作環(huán)境拒接垃圾郵件。采用SMTP是維護傳輸秩序、規定郵件服務(wù)器之間進(jìn)行哪些工作的協(xié)議,它的目標是可靠、高效地傳送電子郵件。SMTP獨立于傳送子系統,并且能夠接力傳送郵件。其中包括:收件箱,草稿箱,發(fā)件箱,查詢(xún)郵件,寫(xiě)郵件基礎功能。

          (五)信息平臺服務(wù)

          1.通知公告:使用者可以在oa管理系統中發(fā)布通知通告,通知的人員可以自定義通知,做到點(diǎn)對點(diǎn)通知,每個(gè)人會(huì )在消息列表中收到通知。其中包含:①我的公告通知:具體的通知公告是與自己有關(guān)的,②公告通知管理:發(fā)布通知公告其中可以具體發(fā)布到部門(mén),接收人員,有效日期,終止日期是否置頂要求,通知公告做到準確推送到具體人③通知公告審批:審批者可以檢查發(fā)布的內容是否準確,做到二次確認作用做到推送消息有效。

          2.投票:采用公開(kāi)投票,自定義內容自動(dòng)關(guān)閉截至日前。

          3.網(wǎng)絡(luò )地址:管理者可以做為推薦網(wǎng)址,加入校園的官網(wǎng),資源網(wǎng),圖書(shū)網(wǎng),方便師生快速到達。

          4.論壇:做為學(xué)生與學(xué)生,學(xué)生與老師的一個(gè)交流平臺,對公眾發(fā)表議論的地方,指報刊、座談會(huì )等學(xué)習心得,供公開(kāi)討論的公共集會(huì )場(chǎng)所。其中包含了:

          ①論壇首頁(yè):展現出不同論壇板塊,最新帖子,最新回復,本周熱門(mén),進(jìn)入貼吧的人數,活躍用戶(hù)。②我的帖子:我發(fā)布的帖子,清楚的查看到帖子的詳情,回貼人,帖子的管理。③板塊管理:管理者可以添加多個(gè)聊天板塊,提供相對應的聊天區域。④帖子管理:統一管理多個(gè)帖子,做到監管帖子的健康程度,提高用戶(hù)的活躍性。

          (六)資源管理:開(kāi)放資源庫功能,可上傳課件等多種類(lèi)型的文件資源至個(gè)人文件夾或共享文件夾,實(shí)現資源共享和資源復用。

          (七)日??记冢航搪毠と粘3霾畹怯?、請假登記、銷(xiāo)假登記、外出登記,支持根據單據類(lèi)型和單據號查詢(xún)考勤信息。

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